Os custos da festa de formatura costumam ser altos. Afinal, comemorar este importante momento da sua vida requer uma festa inesquecível.
Você quer que sua formatura tenha a melhor festa que pode haver. Mas as boas comemorações não surgem do nada. O bom senso de planejamento e preparação é necessário para dar uma grande festa de formatura.
Em seu planejamento lembre-se de que além de você, uma grande parte, senão todos seus colegas, estarão juntos, auxiliando na organização e divisão de custos. Por isso, planejar é essencial.
E como forma de lhe ajudar neste processo, preparamos este artigo com dicas de como planejar os custos da sua festa de formatura. Siga a leitura e tire suas dúvidas!
Defina a data da festa
Quanto mais cedo você definir a data da festa de formatura, mais cedo poderá começar a planejar os outros elementos.
Neste planejamento considere o local, tipo de decoração, número de convidados, estação do ano e que tipo de atrativos terá. Por exemplo, uma banda com música ao vivo é muito mais caro que um DJ.
A escolha pelo local também pode influenciar diretamente no custo. É por isso que saber o número de convidados é o primeiro passo para definir o local. Quando pais pessoas, maior ele precisa ser.
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Planejamento orçamentário
Uma vez estabelecidas as metas e objetivos do evento, as ações e os tempos são planejados. Portanto, devemos quantificar o que cada uma dessas tarefas e etapas a serem desenvolvidas representará.
Uma boa técnica para que nenhum detalhe seja esquecido é fazer uma lista de elementos, começando a imaginar a comemoração passo a passo. Levar em consideração cada um dos detalhes nos levará a ter uma ideia mais exata do orçamento necessário.
Além disso, considere o seguinte ao planejar os custos da sua festa de formatura:
Despesas
Representa o valor total investido na organização de um evento. Ao planejar uma festa de formatura e desenvolver seu orçamento, temos 2 tipos de custos ou despesas:
1. Custos Fixos
Os custos fixos são aqueles que teremos que cobrir independentemente do número de participantes que chegam ao evento, ou seja:
- Produção pré-evento, despesas de pessoal designadas e papelaria.
- Design, impressão e custo de envio dos convites.
- Local onde o evento será realizado. Ocupará uma porcentagem importante dos custos totais do evento.
- Área de estacionamento e serviço.
- Equipamento técnico, som, projeção, decoração, fotografia e vídeo.
- Atos protocolares de abertura da formatura.
- Honorários de serviços profissionais, contadores, advogados, arquitetos, etc.
- Serviço de frete, transporte, montagem e desmontagem.
2. Custos Variáveis
Os custos variáveis são determinados pelo número de participantes ou convidados, incluindo:
- Material impresso
- Comidas e bebidas
- Garçons
- Estacionamento
- Computadores e móveis
- Pessoal de segurança e limpeza
3. Imprevistos
É importante ter em mente que há uma série de imprevistos que podem acontecer durante a organização do evento. Por isso é bom ter um valor extra para cobri-los.
Recomenda-se considerar entre 10% e 15% do total de despesas possíveis. Isso nos dará a flexibilidade necessária ao orçamento, para chegar ao final do evento, podendo cobrir qualquer contratempo.
Faça orçamentos
Para cada item a cobrir, é muito importante solicitar ao menos três orçamentos, e assim poder montar um orçamento final mais conveniente e ajustado para o evento.
É importante saber que desde a solicitação do primeiro orçamento, até o dia da contratação, pode haver uma variação na cotação, pois os fornecedores costumam colocar data do prazo do orçamento. E após esse período, ele pode ser maior.
Por isso é importante definir os orçamentos e fechar os contratos, com o objetivo de manter os preços apresentados naquela data.
Mas lembre-se de que nem sempre é bom ir pelo mais barato. O ditado popular é muito sábio, às vezes é melhor pagar um pouco mais (desde que não exceda muito o seu orçamento) ao contratar uma empresa estabelecida, com experiência e boa reputação, que dará mais garantia de que as coisas vão bem no dia do evento.
Forme uma comissão de formatura
Uma forma de dividir tarefas e tornar o processo mais prático e transparente é formar uma comissão de formatura. Ela deve ser formada por seus colegas de curso, ou mesmo ter a participação de outras turmas caso a formatura seja feita em conjunto.
Esta equipe será a responsável em elaborar todos os detalhes da festa, levantar custos, ver o que pode ser feito por conta (talvez a própria turma pode se encarregar da decoração do salão) e o que precisará ser contratado.
Hoje em dia há muitas empresas que são especialistas em festas de formatura. Mas antes de contratá-las, verifique se realmente é interessante essa opção, se ela é mais em conta, ou se os custos extras se justificam pelo trabalho que a organização do evento demandará.
Com base em todos os custos, inicie o processo de divisão dos valores com todos que participarão da festa. O ideal é que esta ação comece alguns meses antes, para que ao longo do período cada um possa contribuir mensalmente com uma parte do valor.
Mas é fundamental exigir a contribuição em dia dos formandos, evitando problemas de caixa. Pode-se até mesmo criar um contrato para se evitar a desistência de formandos, para que o valor já pago não possa ser reembolsado. Assim, evita-se problemas de caixa de última hora em virtude da desistência de alunos.
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Aproveite sua festa
Ao seguir as dicas que listamos acima, é possível planejar os custos da sua festa de formatura de forma mais tranquila, e assim poderá aproveitar ao máximo este grande momento da sua vida.
Aliás, o planejamento financeiro não deve ser feito apenas para momentos especiais. Ele deve integrar sua vida também. É por isso que recomendamos tanto que toda pessoa tenha um planejamento financeiro.
Com ele é possível saber quanto se ganha, quanto se gasta, e com isso organizar suas finanças para atingir todos os seus objetivos de vida. E para quem está prestes a se formar, certamente o que não faltam são sonhos, não é mesmo?
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